Uno de los aspectos importantes en cualquier empresa y que, en general, se valora muy poco es la gestión documental. ¿Os habéis parado a pensar la importancia de los documentos de vuestra empresa y de la información que contienen? ¿Sabéis cómo gestionarlos de forma eficiente?
En este post vamos a analizar los procesos de la gestión documental integral para las empresas y vamos a reflexionar sobre la importancia de llevar a cabo una gestión adecuada. Para que os hagáis una idea de la importancia, la gestión documental cuenta con su certificación oficial, la ISO 9001.
Podemos dar una definición de la gestión documental de la siente manera: la gestión documental es un conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Dentro de esta administración encontramos tareas como la recuperación de información, el tiempo que deben guardarse los documentos, la eliminación de documentos que ya no sirven o la conservación indefinida de los documentos más importantes y valiosos para una empresa.
Consideraciones generales sobre la gestión documental para empresas
Como ya hemos mencionado un poco por encima anteriormente, un sistema de gestión documental abarca las siguientes áreas: almacenamiento, autenticación, clasificación, creación, custodia, distribución, recuperación y seguridad de los documentos.
Vamos a ver un poco más a fondo en qué consiste cada una de estas áreas pertenecientes a la gestión documental para epmresas.
- Almacenamiento. Necesitamos saber dónde guardaremos nuestros documentos. Para ello también habrá que tener en cuenta la seguridad que necesitamos y cuánto podremos gastarnos en este aspecto.
- Autenticación. En muchas ocasiones hay que validar documentos de forma legal ante las instituciones o ante la industria privada, aportando muestras de la originalidad de los documentos y del cumplimiento de los estándares de autenticaficación.
- Clasificación. Organización de los documentos de la forma más apropiada y eficaz.
- Creación. Importante tenerlo en cuenta sobre todo en casos en los que más de una persona puedan crear, consultar y modificar un documento.
- Custodia. Hay que valorar quién posee y conserva los documentos, por cuánto tiempo lo hace y cómo procede a eliminarlos en caso de que sea necesario.
- Distribución. Cómo hacemos llegar (y cuánto tardamos) los documentos a las personas que los necesitan.
- Recuperación. Antes de distribuir los documentos, hay que valorar cómo los van a encontrar aquellas personas que los necesitan. ¿Pueden perder mucho tiempo en esta búsqueda? ¿Qué acciones llevamos a cabo para facilitar las búsquedas de documentos?
- Seguridad. En cualquier empresa es fundamental evitar la pérdida de documentos importantes, pero también lo es garantizar que los documentos no se van a modificar por personas ajenas o de forma malintencionada. Hay que mantener la información (sobre todo la más importante) a salvo.
Hasta aquí lo más básico de gestión documental para empresas. Iremos añadiendo otros aspectos importantes relacionados en próximos post.
